The right accounting software/system can be your best decision making over your business or invaluable to your business. But how do you determine what the “right” accounting software is? How do you choose accounting software that will best meet your needs and help your business run smoothly? Memilih accounting software/system seperti akan meng-hire seorang senior system analyst, sekaligus bookeeper. Tidak mudah memang, memerlukan ketelitian, kejelian sekaligus kebijaksanaan yang memadai. Bagaimanapun juga keputusan anda dalam memilih suatu accounting software/system akan berpengaruh terhadap aspect adminsitrasi bahkan operation perusahaan anda secara keseluruhan.Ask yourself the following questions to determine the right accounting software for your company (business):
- Apakah anda menggolongkan diri anda sebagai seorang clerk, junior bookkeeper, senior bookkeeper yang berpengalaman atau seorang accountant? Memperhitungkan kemampuan dan pengetahuan accounting anda adalah hal pertama yang harus menjadi bahan pertimbangan anda. Begitu anda bisa menentukan level accounting anda sendiri, maka anda akan dapat menentukan serta membuat daftar feature yang anda butuhkan.
- Apakah anda menangani penggajian in-house atau out-sourcing? Jika in-house, maka software yang terintegrasi dengan system penggajian adalah crucial bagi anda.
- Apakah anda menangani perpajakan anda in-house atau menggunakan consultant? Jika in-house, maka software yang terintegrasi dengan perpajakan mutlak anda butuhkan.
- Apakah anda perlu bisa tersambung dengan internet untuk melakukan suatu proses transaksi (e.g.: internet banking)?
- Apakah anda membutuhkan accounting software yang bisa menangani inventory yang terintegrasi dengan pembelian?
- Apakah jenis perusahaan anda adalah perusahaan jasa, dagang, atau manufacturer atau kombinasinya?
- Jika saat ini anda telah memakai software dan bermaksud berganti software: Apakah anda menginginkan accounting software yang bisa diintegrasikan dengan accounting software yang sedang anda pakai saat ini?
- Apakah dengan menggunakan accounting software yang baru nanti anda perlu upgrade hardware, network atau bahkan operating system?
- Jika anda memiliki seorang accountant, accounting software apakah yang dipakai oleh accountant anda?
Conclusion (kesimpulan) terpenting yang bisa anda capai adalah “Accounting software/system yang mana yang dapat memenuhi kebutuhan anda di masa sekarang dan masa yang akan datang“.
Perlu disadari, bahwa: mengambil pilihan yang salah saat ini, sangat mungkin akan membuat anda harus mengeluarkan dana untuk membeli accounting software baru dalam 1 atau 2 tahun ke depan.
Setelah anda berhasil menentukan accounting software mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda ditilihat dari feature dan fungsinya. Selanjutnya yang perlu anda pertimbangkan adalah kemudahan dalam pengoperasiannya (user friendly atau tidak), termasuk seberapa nyaman anda dalam mengguanakan software accounting yang anda pilih. Accounting software adalah dimaksudkan untuk dapat membantu mempercepat pekerjaan anda. Jika suatu accounting software malah memperlambat proses pekerjaan karena sulitnya pengoperasian, atau membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mengoperasikannya secara optimal, maka sebaiknya accounting software tersebut anda masukkan ke dalam daftar paling akhir. Untuk memastikan hal ini, maka kunjungilah situs resminya, lalu download versi demo (trial)-nya. Jika tidak ada, download dan pelajarilah manual (petunjuk cara pengoperasiannya), dari sana anda akan memperoleh gambaran mengenai user friendly atau tidaknya suatu accounting software.
Setiap accounting software (bahkan semua software) menyatakan dirinya sebagai user-friendly software. Tetapi, tidak sedikit dari accounting software yang memasang user friendly tersebut membutuhkan praktek dan training yang lama untuk bisa mengoperasikannya secara optimal.
Jika feature dan function sudah sangat sesuai dengan kebutuhan anda, akan tetapi anda tidak yakin mengenai “user-friendly” atau tidaknya saja, maka anda dapat menghubungi pihak developer (pembuat software) atau agent-nya untuk menanyakan: apakah mereka menyediakan training, berapa lamanya waktu training yang akan dibutuhkan. Sampai sejauh mana developer menyediakan support. Support adalah sangat dibutuhkan.
Sudah sangat sering saya membaca, dimana user (pengusaha/perusahaan) yang mengeluhkan accounting software/system yang dipakainya. Memang harganya murah, tetapi supportnya sungguh sangat mengecewakan. telah begitu banyak data keuangan yang tersimpan didalamnya, tetapi begitu ada masalah, pihak developer sama sekali tidak menunjukkan itikad untuk mencarikan solusi. Itu mengerikan!. So support menjadi salah satu pertimbangan penting.
Security dan authorisasi juga merupakan big issue di dalam penggunaan accounting software. Hampir semua accounting software sekarang sudah memungkinkan di operasikan oleh multi-user, bahkan accounting software yang dibuat oleh perseorangan, mahasiswa IT pun sudah bisa multi-user saat ini. which is great!. Tetapi belum semua diimbangi oleh kemampuan mengelola access authrorisasi yang bertingkat (e.g.: User-01 hanya bisa meng-access menu “purchase order saja” tetapi tidak bisa meng-access menu “Sales Order”, User-02 hanya bisa access menu “Receipt of Good” saja, tetapi tidak bisa meng-access “Inventory adjustment”, Seorang chashier hanya bisa input cash-in dan cash-out saja, tetapi tidak bisa meng-access general journal yang akan dipergunakan untuk melakukan adjustment, dan seterusnya).
Mintalah referensi dari Developer (pembuat) software-nya, siapa (pihak mana) saja yang telah menggunakan software tersebut, catat lah email, nomor telephone, dan alamatnya. Hubungi dan tanyakanlah kepada “referee” (orang/perusahaan yang telah menggunakan accounting software tersebut) mengenai hal-hal penting yang perlu anda ketahui (yang telah saya sebutkan di atas).
Jika berkesempatan bertemu dan ngobrol dengan kawan atau rekan sekantor, accounting software yang akan anda pilih bisa dijadikan topic pembicaraan.
Sumber informasi yang selalu saya rekomendasikan adalah internet, carilah informasi sebanyak-banyaknya mengenai accounting software yang akan anda pilih. Jangan terlena oleh testimonial-testimonial yang ada di situs resmi si penjual software-nya saja. Dapatkanlah review-nya dari reviewer professional yang objectivity-nya tidak diragukan. Salah satu reviewer software yang telah diakui ke objectivan-nya adalah “C-NET” meskipun “C-NET” juga sometimes mungkin menerima sponsorship (semua reviewer pada dasarnya menerima sponsorship), tetapi professional reviewer tidak akan mau kehilangan credibility dan trust dari public. Tidak bisa dipungkiri, bagaimanapun dia dibayar untuk melakukan review. Bacalah juga polling yang ada di panel situs reviewer.
Underground information selalu menarik buat saya pribadi (mungkin buat anda juga?) dan sering kali justru dari sana dapat menemukan jawaban yang paling tulus dan jujur. Yaitu dari forum-forum independent. Cobalah serach forum-forum tentang accounting software. Mungkin disana anda akan menemukan mulai dari pujian, sedikit complain hingga caci maki terhadap accounting software tertentu
. Hey, sama halnya dengan testimonial, anda juga jangan langsung ter-provocate oleh caci-makian seperti itu. Karena logikanya sama saja dengan testimonial. Jika testimonial datang dari developer dan crew-nya (tentunya tidak semua), caci-maki biasanya datang dari competitor (pesaing) nya (juga tidak semuanya). Kebenarannya mungkin ada diantara itu, so be open minded, be smart and wisely.5 Common Mistakes To Avoid When Choosing Accounting Software
Yang anda butuhkan mungkin tidak hanya sekedar software, tetapi accounting system. Dan accounting system adalah big investment. Tools yang akan anda pergunakan dalam pengelolaan keuangan dan business. Tools yang anda harapkan untuk mengurangi waktu yang anda pergunakan. So, you need to find the right technology, the right functionality, and the right supplier to ensure your investment delivers the ROI you expect. Do you feel confused, frustrated or overwhelmed? Don’t
Let’s see 5 common mistakes below:
Mistake-1: Not Doing Enough Homework
Menganalisa kemudian memilih accounting software adalah time dan effort consuming, memakan waktu dan usaha, memang. Informasi adalah critical untuk memilih system yang paling cocok untuk perusahaan (organisasi) anda. So do research.
Mistake-2: Too much impressed with the look
Secara naluriah, kita manusia pada umumnya, memiliki kecenderungan untuk terpesona terhadap penampilan luar akan sesuatu. Yang kita butuhkan dari sebuah accounting software/system tidak hanya sekedar penampilan yang bersih, professional, warna yang menyejukan mata, clean, dan graph saja, melainkan reliability dan steability.
Mistake-3: Misunderstanding the Benefits of Automation
Automated accounting software/system dan fungsi terkaitnya dapat meng-effisienkan waktu dan operasional perusahaan anda dalam proporsi tertentu. Tetapi accounting software, computer bahkan artificial intelligent pada umumnya tidak pernah dan tidak akan pernah bisa menggantikan kerja keras, usaha dan kecintaan anda terhadap perusahaan
dan fungsi manusia pada umumnya.Mistake-4: Ignoring Hard-to-Quantify Benefits
Adalah sulit dan tidak mudah untuk memprediksi, meng-estimate, menghitung benefit dan gain di masa yang akan datang yang akan ditimbulkan, sehubungan dengan productivity, better decision making dan fakator-faktor lain setelah accounting software/system yang baru di implementasikan. Kecenderungan untuk mencari competitive price, adalah character kita sebagai orang keuangan. Tetapi diperlukan study yang lebih comprehensive dibandingkan sekedar perhitungan angka-angka harga dan ROI (Return of Investment) anaylsis saja, bukan?.
Mistake-5: Passing the Buck
Top management dan key-staff level perlu dilibatkan di dalam pemilihan hingga tahapan implementasi accounting software/system yang akan anda pergunakan. Jangan pernah mengandalkan rekomendasi consultant atau accountan anda saja untuk memutuskan dan mengimplementasikan semua itu. Bagaimanapun, suatu saat nanti akan tiba masanya dimana orang-orang anda sendiri lah yang akan paling merasakan baik buruknya software/system yang akan anda pergunakan.
Being smart and wisely in the same time is not easy, indeed. Tetapi dalam pemilihan accounting software/system yang sesuai untuk perusahaan anda, sepertinya itulah yang menjadi kunci dari keberhasilan anda. Ada yang ingin menambahkan? memberi masukan? pendapat? atau pengalaman mengenai memilih accounting software/system? Itu akan berharga bagi orang lain. Kiranya anda tidak keberatan untuk share dengan menulis komentar di bawah ini.
ditulis oleh PUTRA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar